مروری بر نظام پیشنهادات (suggestion system)
سیستم یا نظام پیشنهادات نوعی ارتباط میان کارکنان با مدیران است که برای کارکنان و کارفرمایان آنان منافعی را در بر دارد. درواقع نظام پیشنهادات یک کانال ارتباطی دوطرفه بین کارکنان و مدیریت است که مدیریت را قادر به دریافت، پذیرش، رد و در مواردی نیز اظهارنظر دربارهی پیشنهادات ارائهشده از سوی کارکنان میکند . نظام پیشنهادات به کارکنان در تعیین خطمشیها و رویههای عملیاتی، اجازهی بیان نظر و ایفای نقش را میدهد.
پیشنهادات کارکنان میتواند به افزایش کارایی، حذف ضایعات و اتلافهای زمانی، بهبود ایمنی و بهبود کیفیت محصولات و خدمات یک شرکت کمک کند. با استفاده از سیستم پیشنهادات نهتنها منافع شرکت ازلحاظ صرفهجویی در هزینه که در نتیجهی پیشنهادات کارکنان بوده محقق میشود بلکه باعث بهتر شدن روحیهی کارکنان نیز میشود. در بسیاری از موارد، نظام پیشنهادات میتواند به توسعهی کار تیمی در بین کارکنان کمک کند. درحالیکه هدف یک “نظام پیشنهادات” این است که باعث صرفهجویی در هزینههای برنامهریزیشده شود اما مزایای نامحسوس دیگری را نیز در بر دارد.
یکی از اولین نظامهای پیشنهادات (سیستمهای پیشنهادات) در جنرال الکتریک در سال 1906 آغاز شد. این نظام پیشنهادات شامل یک صندوق پیشنهاد با کاغذهای خالی بود و به کارکنان دستور داده شده بود تا پیشنهادات عملی برای بهبود تولید و سایر عملیات شرکت را در آنها بنویسند. این سیستم پیشنهادات تنها پس از ترک کارکنان از شرکت برای توسعه و پیشنهاد ایده جهت بهبود عملیات تولید به کار گرفته شد. امروزه نظام پیشنهادات (سیستم پیشنهادات) نهتنها در شرکتهای تولیدکننده بلکه در هر کسبوکاری در هر نوع و هر اندازهای رایج هستند.
یک نظام پیشنهادات موفق باید باعث ارتقای کارکنان شود. بهطورمعمول دستورالعملهایی تحت یک کتابچه به کارکنان داده میشود که در آن سیستم پیشنهادات شرکت را توضیح میدهد. چنین راهنماهایی معمولاً حاوی بیانیهای از پشتیبانی مدیریت است که کارگران و کارکنان را تشویق میکند تا “صحبت کنند” و پیشنهادات عملی برای بهبود عملیات را ارائه دهند. در این کتابچهی راهنما همچنین مشخص شده که چه کسی واجد شرایط دریافت جایزه و پاداش است و چه نوع پاداش و جوایزی اهدا میشود. در برخی از شرکتها سطوح خاصی از مدیریت، واجد شرایط دریافت جوایز و پاداش برای پیشنهادات خود نیستند. درنهایت این کتابچهی راهنما معمولاً حاوی یک یا چند فرم استاندارد است که میتوان پیشنهاداتی را بر اساس آنها ارائه کرد. فرمهای دیگری نیز معمولاً به روشهای مختلف در اختیار کارکنان قرار میگیرد.
معرفی نظام پیشنهادات
یکی از موفقترین پلهای ایجادشده بین تلاشهای صورت گرفته برای بهبود از کارخانه تا روابط صنعتی خوب، استفاده از نظام پیشنهادات است. یک نظام پیشنهادت ایدههای شگرف و زیادی که در ذهن کارکنان است را ذخیره و استفاده میکند.
ضرورت وجود نظام پیشنهادات
برخی از کارکنان ایدههای خود را داوطلبانه ارائه میکنند زیرا تنها با ارائهی پیشنهادشان راضی هستند؛ درحالیکه برخی دیگر احساس بیمیلی میکنند. بنابراین در اینجاست که ضرورت ایجاد یک نظام پیشنهاداتی مناسب مطرح میشود تا کارکنان بتوانند ایدهها و پیشنهادات ارزشمند خود را ارائه دهند. بیشتر شرکتها برای یک پیشنهاد ارزشمند و مفید پاداش نقدی میدهند. تمامی پیشنهادات باید توسط یک ناظر و سایر سطوح میانی مدیریت ارزیابیشده به دست کمیتهی پیشنهادت برسد.
اهداف نظام پیشنهادات
یک نظام پیشنهادات اهداف زیر را دنبال میکند:
- پیشنهاد به مدیریت در زمینهی بهبود کارایی شرکت: ممکن است کارکنان نحوهی کاهش ضایعات و اتلافها، جلوگیری از خطرات ایمنی، بهبود روشهای کار و غیره را پیشنهاد دهند.
- تشویق کارکنان برای ارائهی شکایات و مطالبات
- بالا بردن روحیهی کارکنان از طریق دادن فرصتی به آنها برای بیان ایدههای خود در مورد نحوهی انجام کار، پذیرفته شدن پیشنهادات آنها و غیره.
- مشارکت: توسعه و فعالسازی ساختار سازمانی
- توسعهی مهارتها: بهبود عملکرد در حین کار (OJT)
- اثرات: نتایج مشهود و نامشهود
رویکردهای نظام پیشنهادات
دو رویکرد برای نظام پیشنهادات وجود دارد. این دو رویکرد شامل رویکرد پایین به بالا و بالا به پایین هستند که در ادامه ویژگیهای اصلی هر دو رویکرد آورده شده است:
رویکرد پایین به بالا:
- امکان بهبود در شیوهی کاری سازمان
- بهبود مستمر از طریق پیشنهادات اجراشده
- مشارکت بالا
رویکرد بالا به پایین:
- دریافت پول نقد برای ایدهها
- ایدههای نوآورانه و بزرگ
- مشارکت پایین
رویهی سنتی نظام پیشنهادات
رویهی سنتی نظام پیشنهادات شامل مراحل زیر است:
- معمولاً یک کمیتهی پیشنهادات بهمنظور بررسی، تجزیهوتحلیل و ارزیابی همهی پیشنهادات ارائهشده توسط کارکنان تشکیل میشود.
- صندوقهای پیشنهادات در مکانهای مشخص و مناسب در سراسر سازمان نصب میشوند. کارکنان پیشنهادات خود را روی فرمهای پیشنهادی که در کنار صندوق پیشنهادات قرار داده شده نوشته و در داخل صندوق میاندازند. پیشنهادات بهصورت دورهای جمعآوریشده و برای بررسی، تحقیق و اقدام در اختیار کمیتهی پیشنهادات قرار میگیرد.
- قابلیت اجرایی هر پیشنهاد با مشورت سرپرستانی که ممکن است حوزهی فعالیتی آنان را تحت تأثیر قرار دهد، بررسی و ارزیابی میشود. برای همهی پیشنهادات پذیرفته شده کارکنان پاداشی را بسته به سیاست پاداشدهی سازمان دریافت میکنند.
امروزه با پیشرفت فناوری و استفادهی گستردهی سازمانها از این فناوریها، نظام پیشنهادات (سیستم پیشنهادات) نیز دستخوش تغییر شده و به انواع مختلف آنلاین، نرمافزار، سامانه، پورتال … در سازمانها استفاده میشود. با استفاده از این نوع سیستمها کارمندی که پیشنهادی را ارائه میکند میتواند ناشناس باقی بماند. همچنین استفاده از نظام پیشنهادات مجازی یا سیستمهای پیشنهادات مجازی به کارکنان توانایی بیان ایده ها و آگاهی از سایر ایدههای بیان شده را در هر زمانی میدهد.
یک نمونه فلوچارت نظام پیشنهادات
مراحل گردش کار در نظام پیشنهادات آنلاین
- فرم الکترونیکی پیشنهاد: تمامی پیشنهادها روی برگهی (فرم) مخصوصی به نام “برگهی پیشنهاد” که به همین منظور تهیهشده و در اتوماسیون اداری بارگذاری شده نوشته شده و به امضـای پیشنهاددهنده یـا پیشنهاددهندگان میرسد.
- دریافت و اعلام وصول پیشنهاد: برگهی پیشنهاد توسط پیشنهاددهنده به مسئول کمیتهی اداره ارسال میشود و وصول آن طی برگهی سادهای با ذکر شمارهی ثبت و تاریخ وصول پیشنهاد در پایان هر ماه به پیشنهاددهنده اعلام میشود.
- تکمیل و طبقهبندی پیشنهادها: بهمنظور اطمینان از اینکه کلیهی قسمتهای برگهی پیشنهاد تکمیل و فاقد نقض هست، برگهی پیشنهاد در کمیتـه موردمطالعه و بررسی قرار میگیرد. پیشنهادها ازنظر نوع، موضوع و منافع حاصله مانند بهبود کیفیت کار، تقلیل ضـایعات، اصـلاح روشها،….طبقهبندی شده و با توجه به شماره ثبت آنها تقسیم و تفکیک میشوند.
- ارسال پیشنهادها برای ارزیابی: یک نسخه از تصویر پیشنهاد پس از تکمیل و طبقهبندی و پس از آنکه در کمیتهی مرکزی موردبحث قـرار گرفت و لزوم ارسال آن برای ارزیابی مسجل گردید، همراه با فرم ارزیابی بـرای کمیتهی کارشناسی تخصصی فرستاده میشود.
- روش ارزیابی پیشنهادها: ارزیابی سریع و به اجرا درآوردن پیشنهادها باعث دستیابی به مزایا، سود و صرفهجویی بیشـتری بـرای سازمان شود. به همین ترتیب کارکنان نیز میتوانند پاداشها و جوایز خود را که عاملی برای تشویق و ایجاد انگیزه برای مشارکت هرچه بیشتر آنان خواهد بود، دریافت کنند.
- اعلام تصویب پیشنهاد به پیشنهاددهنده: پس از تصویب و به اجرا درآمدن پیشنهاد و تعیین پاداش، مراتب طی نامهای از طرف کمیتهی مرکزی همراه با تبریک و تشکر به پیشنهاددهنده اعلام شده و رونوشت نامه نیـز بـه مدیران مسـتقیم پیشـنهاددهنده ارسال خواهد شد.
- اعلام رد پیشنهاد و دلایل آن: چنانچه پیشنهاد به دلایلی مورد تأیید کمیته قرار نگرفت، مراتب را کتباً همراه با تشـریح دلایـل رد اعـلام خواهد شد.
- اجرای پیشنهاد: پیشنهادها پس از بررسی و تأیید کمیتهی مرکزی جهت تصویب و صدور دستور اجرا برای مدیرکل ارسـال میشود. اجرای پیشنهاد به عهدهی واحد مجری پیشنهاد است
مؤلفههای یک نظام پیشنهاداتی موفق
هدف از یک نظام پیشنهادات موفق استفاده از مخزن ایدهها و تفکر خلاقانهی همهی کارکنان برای بهبود فرایندهای کاری و محصولات است. برای انجام این کار نیاز به درک مناسب تمامی افراد از فرایندها، پشتیبانی مدیریت از سیستم، تشویق و پاداشهای معنادار و ساختاری برای اطمینان از این است که هیچچیز از بین نمیرود. مؤلفههای یک سیستم پیشنهادات موفق برای کارکنان را میتوان به چهار حوزهی اصلی تقسیم کرد: پشتیبانی مدیریت، ساختار برنامه، قابلیت نظارت و ارتقای برنامه و شناخت و پاداش.
- پشتیبانی مدیریت: اولین مؤلفهی یک نظام پیشنهاداتی موفق برای کارکنان، نشان دادن حمایت مدیران عالی است. اگر خواهان تولید نتایج مطلوبی توسط برنامه هستید، مدیران باید اشتیاق و تعهدشان را نسبت به آن نشان دهند. بهعنوانمثال یک صاحب کسبوکار کوچک این کار را با به اشتراک گذاشتن چشمانداز خود در مورد شرکت با کارکنان شروع کند. کارمندانی که مأموریت کلی شرکت را درک میکنند بهاحتمالزیاد ایدههای ارزشمندی را ارائه میدهند که در دستیابی به اهداف شرکت کمککننده است. گام بعدی ممکن است اطمینان یافتن از پشتیبانی سیستم پیشنهادات توسط مدیران صف باشد و اینکه وجود چنین سیستمی ازنظر آنها تهدید محسوب نمیشود. همچنین برای مدیران اهمیت دارد که موضوع را بهطور مکرر در جلسات مطرح کرده و نتایج مثبت پیشنهادات کارکنان را در گزارشهای دورهای پیشرفت لحاظ کنند. مدیران نیز باید تشویق شوند تا پیشنهادات خود را ارائه دهند، اگرچه بهطورکلی نباید به خاطر ایدههایی که تحت مسئولیتهای معمول برنامهریزی استراتژیک آنها قرار میگیرد پاداشی دریافت کنند.
- ساختار برنامه: مؤلفهی بعدی نظام پیشنهاداتی موفق، ساختار برنامه است. به توصیهی کارشناسان مسئولیت توسعه و اجرای برنامه تنها باید به یک مدیر محول شود. این شخص باید با انتخاب کمیتهای از کارکنان از همهی بخشهای سازمان و نمایندگی گروههای مختلف برای کمک به مدیریت مراحل مختلف، کار خود را آغاز کند. سپس مدیر و کمیتهی کارکنان باید قوانین روشنی را برای هدایت و جهتدهی تلاشهای کارکنان در ارائهی پیشنهادات تدوین کنند. برنامههای پیشنهادی زمانی موفقتر عمل میکنند که کارکنان تشویق شوند تا پیشنهادهای منطقی ارائهشده را در پارامترهای تجربهی کاری خود بکار گیرند. هدف واقعی شکلگیری ایدههای زیادی است که با گذشت زمان بر کیفیت پیشنهادات از طریق بازخورد و تشویق بهبود پیدا کند. تدوین یک بیانیهی سیاستی واضح که همهی جنبههای برنامهی پیشنهادی را پوشش دهد بسیار مهم است و همچنین اطمینان حاصل کردن از اینکه مدیران و کارکنان آن را درک کردند. اگر کارکنان این فرایند را آشکارا و آزاد ببینند، این امر به از بین بردن هرگونه شبههای در مورد نحوهی بررسی و پاداش برای ایدهها کمک میکند.
- قابلیت نظارت و مشاهدهی برنامه: یکی دیگر از مؤلفههای مهم برنامههای موفق نظام پیشنهادات کارکنان، قابلیت نظارت بر برنامه است. از این گذشته، در صورت عدم آگاهی کارکنان نمیتوان از آنها انتظار شرکت در برنامهای را داشت. به توصیهی کارشناسان برنامههای پیشنهادی را بهصورت عمومی با اعلانها، خبرنامهها، دورهمیها و غیره اجرا کنید. کارکنان باید این تصور را داشته باشند که مدیریت قصد بکارگیری و توجه به تمام پیشنهادها را دارد و برنامههایی را برای اجرای بهترین طرحها در زمان مناسب ارائه میدهد. خود سیستم پیشنهادات نیز باید بهطور گستردهای تبلیغ و رایج شود. نمونههایی از سیستمهای ممکن عبارتاند از صندوق پیشنهادات با فرمهای نوشتاری؛ تابلوی اعلانات قدیمی برای ارسال ایدهها و نتایج؛ یک خط تلفن ویژهی رایگان یا سیستمهای پیچیدهتر بر اساس ایمیل یا ارسال پیشنهاد از طریق یک وبسایت اختصاصی یا استفاده از پورتالهای آنلاین و نرمافزارهای جامع نظام پیشنهادات است. پس از معرفی سیستم، فعالیتهای تبلیغاتی باید بهطور مستمر بهمنظور حفظ علاقهی کارکنان دنبال شود.
- شناخت و پاداش: یکی دیگر از مؤلفههای اصلی سیستمهای پیشنهادات موفق، شناخت شرکتکنندگان و ارائهی پاداش برای ایدههای خوب است. اگر مدیران ایدههایی که کارکنان ارائه میدهند را سریع دریافت و ملاحظه کنند احتمالاً کارکنان در برنامهی پیشنهادی شرکت میکنند. به توصیهی کارشناسان یک جدول زمانی برای بررسی مدت زمان برای تأیید ایده تهیه و در اختیار کارکنان قرار دهید (از 24 ساعت با سیستمهای الکترونیکی تا یک هفته با سیستمهای سنتیتر). سپس کارکنان باید ظرف 30 روز مطلع شوند که آیا ایدههای آنها پذیرفته میشود یا خیر. حتی در مواردی که از ایدهای استفاده نمیشود باید از کارمندی که آن را ارائه کرده به خاطر مشارکت در برنامه تشکر کرد.
برای اطمینان از موفقیت یک نظام پیشنهادات همچنین مهم است که پیشنهادات مورداستفاده و تأثیر مثبت آنها را بر شرکت اعلام کنید. نکتهی اصلی این است که هنگام ایجاد پاداش، ایدهها را بر اساس عواملی مانند نوآوری و ابتکار و ارزش پولی ارزیابی کنید.
مزایا و معایب نظام پیشنهادات: شمشیری دو لبه برای سازمان
- تقویت نوآوری و ارائهی نوآوریهای بهتر: ایدههای جدید و نوآورانه مشکلات را حل میکند.
- بهبود بهرهوری: بهرهوری نتیجهی حل مسئله به شکلی هوشمندانه و مبتکرانه توسط تیمی متعهد و مشارکتی است.
- مشارکت کارکنان: وقتی کارکنان هم مشارکت داشته باشند آنگاه خوشحالتر هستند؛ وقتی شادتر هستند، کسبوکار در زمینههای رضایت مشتری گرفته تا حفظ کارکنان بهتر مدیریت میشود.
- ایجاد راهحلها: سادهترین مشکلات هم برای شما زمان و هزینه دارد.
- ایجاد همکاری: راهحلها با تفکر سیلویی ایجاد نمیشوند. دیدگاهها و ایدههای افرادی که حوزهی خاص خود را به بهترین شکل درک میکنند میتواند فقط راهحل درست باشد.
- ارتباطات بهتر: یک برنامهی ایده پردازی ضعیف پیادهسازی شده، نوآوری را متوقف یا محدود میکند. یک پلتفرم متمرکز ارتباط مؤثر با مشارکتکنندگان را امکانپذیر میکند.
- انگیزه: وقتی به کارکنان فرصت مشارکت مستقیم در تصمیمگیریها داده میشود یا پیشنهادهای ارائهشده توسط آنان موردتوجه قرار میگیرد، احساس غرور میکنند؛ انگیزهی بیشتری برای کار در شرکت پیدا کرده و تمایل بیشتری برای موفقیت کسبوکار در خود ایجاد میکنند. هنگامیکه پیشنهادات بارها موردتوجه قرار نمیگیرند یا بازخورد در مورد پیشنهادات ارائهشده توسط کارمندان بهندرت صورت میگیرد، برای آنها ناراحتکننده بوده و باعث از دست دادن انگیزهی آنها میشود. اگر وجود نظام پیشنهادات برای شما جدی نبوده و تنها گهگاهی پیشنهادات مفیدی را در نظر میگیرید نداشتن سیستم پیشنهادات بهتر از داشتن آن است.
- کنترل: زمانی که از مدیران انتظار میرود تا پیشنهادات کارکنان را جدی بگیرند برخی از آنها معتقدند که این روند از اقتدار آنها کم میکند. بنابراین تمایلی به بررسی و در نظر گرفتن پیشنهادات کارکنان ندارند و احساس میکنند در صورت عدم کنترل کامل کارکنان، احترام کارکنان خود را از دست خواهند داد. در حقیقت، مدیرانی که در برابر پیشنهادات باز هستند و از ایدههای جدید کارکنان خود استقبال میکنند بیشتر مورداحترام کارکنان خود هستند. کارکنان نسبت به مدیری وفادارترند که از پیشنهادات سازندهی آنها استفاده میکند. هنگامیکه از کارکنان برای ارائهی پیشنهادات بهموقع و مثبت تعریف و تمجید میشود بیشتر به مدیر خود احترام میگذارند.
- تعیین معیارها و شاخصها: اغلب اوقات، کارکنان هیچگونه راهنمایی و دستورالعملی از مدیریت در مورد نوع پیشنهادات موردنظر، نحوهی برخورد با موضوعات مختلف و فرایند ایجاد تغییرات در شرکت دریافت نمیکنند. اجرای نظام پیشنهادات در سازمان بدون هیچگونه دستورالعملی، اتلاف زمان و هزینه است. هنگام ایجاد یک نظام پیشنهادات باید به کارکنان در مورد انواع کمکهایی که میتوانند انجام دهند، اطلاع دهید. جزئیات مربوط به اهداف شرکت و برنامههای آینده را در اختیار آنها قرار داده تا آنها بتوانند بهجای حدس زدن در مورد هدف شما، پیشنهادات خود را بر اساس واقعیتها ارائه دهند. تمام اطلاعات موردنیاز برای ارائهی پیشنهادات آگاهانه را در اختیار کارکنان قرار دهید تا از مزایای مشارکت آنها بهرهمند شوید.
- انتظارات: تنها اجرای یک سیستم پیشنهادات نمیتواند مشکل شرکت شما را حل کند. وقتی تغییرات با سرعت مورد انتظار کارکنان رخ ندهد، ممکن است باعث شک و دلسردی کارکنان شود. آنها باید فرایند تغییر در شرکت و همچنین اولویتهای شما را درک کنند. کارکنان و مدیریت باید درک کنند که راهاندازی یک نظام پیشنهادات و بهرهبرداری از آن زمانبر است. اطمینان حاصل کنید که کارکنان انتظارات واقعبینانهای را در مورد مدتزمان لازم برای بررسی برخی پیشنهادات دارند. درعینحال آنها را تشویق به ادامهی مشارکتشان بکنید تا مشارکت کارکنان به بخشی جداییناپذیر از فرهنگسازمانی شما تبدیل شود.
نرمافزار جامع نظام پیشنهادات بر بستر BPMS جریان
بدون شک، کارکنان ایدههای بهبود زیادی را ارائه میدهند. اگر سیستم رسمی برای جمعآوری و ارائهی ایدهها نداشته باشید، آنها را از دست خواهید داد. این ایدهها میتوانند در هزینهی شما صرفهجویی کنند، کسبوکار شما را توسعه دهند و بهطورکلی نتیجهی نهایی شما را تحت تأثیر قرار دهند. یک مدیر/ رهبر خوب باید قبل از انتخاب (یا ترکیب) و اجرای بهترین ایده، همهی ایدههای مربوط به یک پروژه را ارزیابی کند. این سیستم رسمی باید مراحل جمعآوری، ارزیابی، پیادهسازی و پاداش ایدههای خوب را توضیح دهد. بسیاری از شرکتها سعی در پیادهسازی یک سیستم رسمی دارند، اما پس از مدتی سیستم تمرکز و مزایای خود را از دست میدهد. چرا؟ چون برنامه با یک سیستم معیوب آغاز شده است. بنابراین نیاز به یک سیستم جدید مطابق با نیاز سازمان و فناوریهای جدید برای اجرای نظام پیشنهادات است. نرمافزار جامع نظام پیشنهادات جریان تمامی قابلیتهای یک ابزار آنلاین نظام پیشنهادات را پوشش میدهد، علاوه بر این دارای قابلیت سفارشیسازی بوده و میتوانید مطابق با سیستم و فرهنگ سازمانی خود تغییرات لازم را در آن پیادهسازی کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر و دریافت مشاوره با ما تماس بگیرید.
شرکت «توسعه دهندگان سرمایه سازمانی بهین کاو» با استفاده از اساتید تراز اول کشور و بعضاً بین المللی، ایجاد زیرساختهای لازم منابع انسانی، سخت افزاری و نرم افزاری آمادگی دارد نسبت به برگزاری دوره های آموزشی و بسته های یادگیری مختلف در زمینه مدیریت، روانشناسی، ارزیابی عملکرد منابع انسانی، دانش و مهارت مدیریت پروژه، بسته های تربیت مدیر، مدیریت عملکرد و … به صورت حضوری و برخط (آنلاین) برای سازمان ها، شرکت ها و مشتریان خود اقدام نماید.