شرح شغل پایه و هسته مرکزی فرآیندهای مدیریت منابع انسانی است. به همین دلیل تهیه شرح شغل‌ها و شرایط احراز به عنوان یکی از مهمترین ورودی‌های ماژول های مختلف منابع انسانی از قبیل جذب و استخدام، جبران خدمت مزایا، آموزش و مدیریت عملکرد و … می‌باشد.
شرح شغل و شرایط احراز
به عنوان مثال فرض کنید که می‌خواهیم یک کارشناس منابع انسانی جذب کنیم:
برای این کار باید بدانیم این شغل چه وظایفی را بر عهده دارد و همچنین برای عملکرد مطلوب در شغل مورد نظر فرد متقاضی چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد، بر اساس این مبنا آگهی استخدام را به گونه‌ای تنظیم می‌کنیم که ویژگی‌های شاغل مورد نظر را تعریف نماید و کانال‌های کارمندیابی مناسبی انتخاب نماییم پس از ورود فرد به سازمان هم تجزیه و تحلیل شغل چراغ راه ما در تعیین دوره‌های آموزشی، تعیین سطح پرداخت و پاداش و همچنین شاخص‌های ارزیابی عملکرد می‌باشد.
در مورد اجزای یک تجزیه و تحلیل شغل دیدگاه‌های مختلفی وجود دارد، اما یک تجزیه و تحلیل شغل کارآمد می‌بایست حداقل در برگیرنده بخش‌های زیر باشد:
هدف شغل: این شغل برای چه در سازمان ایجاد شده است؟
شرح وظایف و مسئولیت‌ها: این شغل چه وظایفی را شامل می‌شود و چه مسئولیت‌هایی بر عهده این شاغل این شغل است؟
شرایط احراز(تحصیلات، تجربه، ویژگی‌ها): کسی که در این موقعیت شغلی قرار بگیرد باید چه تحصیلاتی داشته باشد؟
آیا به سابقه کار نیاز داریم؟ این سابقه کار در چه حوزه هایی مهم است؟
نحوه گزارش دهی: متصدی شغل به چه بخش‌هایی می‌بایست گزارش دهد؟
روش تهیه تجزیه و تحلیل شغل
برای انجام تجزیه و تحلیل شغل روش‌های متعددی نظیر مشاهده، مصاحبه، ثبت جریان کار، فوکس گروپ و نشست متخصصان، پرسشنامه تحلیل شغل (PAQ) و ONET، استفاده می‌شود. که هر سازمان می‌بایست با توجه به شرایط و انتظارات خود روش یا روش‌های مناسب را انتخاب نماید. پیشنهاد من طی کردن مسیر زیر برای برای نوشتن شرح شغل در سازمان است:
1-تکمیل پرسشنامه توسط شاغل
2- برگزاری جلسه مصاحبه مشترک با حضور شاغل و مدیر مستقیم
3- اخذ نظر خبرگان آگاه نسبت به شغل
4- الگوبرداری از ONET
5- نوشتن شرح شغل نهایی
دقت شود تجزیه و تحلیل شغل باید وضعیت فعلی انجام شغل را گزارش کند، نه آن چه که در گذشته انجام می‌شده یا آن چه در آینده باید انجام شود یا در سازمان‌های مشابه انجام می‌شود.
اهمیت شرح شغل
نکته‌ای که بعنوان متولیان منابع انسانی در سازمان‌ها می‌بایست به آن توجه کنیم این است که تجزیه و تحلیل شغل را به عنوان کاری کم ارزش به بی‌تجربه‌ترین افراد در حوزه منابع انسانی واگذار نکنیم(اتفاقی که بسیار شایع است!)
زیرا تجزیه و تحلیل شغل به عنوان یک پیش‌نیاز و سنگ‌بنای اساسی فعالیت‌‌های مدیر منابع انسانی مطرح است. در صورتی که این زیر بنا را درست طراحی و اجرا کنیم می‌‌توانیم انتظار داشته باشیم سایر فرآیندهای منابع انسانی نظیر جذب، آموزش، ارزیابی عملکرد، جبران خدمت و … بر پایه مناسبی سوار خواهند شد.
نویسنده: سونیا جلالی
منابع:
شرکت های موفق جهان چگونه استخدام می کنند؟/ بهزاد ابوالعلایی
مدیریت منابع انسانی پیشرفته طراحی ، تجزیه و تحلیل ارزشیابی و طبقه بندی مشاغل/ آرین قلی پور
تجارب شخصی نویسنده در حرفه مشاوره مدیریت منابع انسانی