ممیزی چیست؟
ممیزی (audit) به فعالیت‌هایی نظیر بازرسی و ارزیابی یک فرآیند یا یک سیستم کیفی به منظور حصول اطمینان از انطباق آنها با الزامات اطلاق می‌گردد. یکی از مهمترین وجه تمایزهای ممیزی با بازرسی و یا ارزیابی آن است که ممیزی بر طبق برنامه‌ریزی و با اعلام
قبلی انجام می‌گردد.
ممیزی می‌تواند در تمامی بخش‌های یک سازمان و یا فقط بخشی خاصی از آن و یا حتی قسمتی از فرآیند اجرا گردد.
اهداف ممیزی:
❶ تعیین تطابق یا عدم تطابق فعالیت‌ها در یک سیستم کیفیت با ویژگی‌های مشخص و تعیین شده
❷ تعیین میزان اثربخشی فعالیت‌های برنامه‌ریزی و اجرا شده یک سیستم کیفیت، در برآوردن اهداف کیفیتی مشخص‌شده
❸ فراهم آوردن فرصت برای بهبود سیستم کیفیت
❹ اطمینان از برآورده ساختن الزامات قانونی
❺دریافت گواهینامه سیستم مدیریت کیفیت از مراجع صدور گواهینامه (Certification Body)
❻ ارزیابی یک ارائه‌کننده قبل از انعقاد قرارداد
❼ ارزیابی مستمر ارائه‌کننده با توجه به رابطه قراردادی و برای بررسی سیستم کیفیت تأمین کننده
❽ ارزیابی نظام کیفیت یک سازمان بر اساس استانداردهای خاص کیفیتی
انواع ممیزی در استانداردهای ایزو:
ممیزی اول شخص یا ممیزی داخلی:
این ممیزی که همه آن را به نام ممیزی داخلی می‌شناسند، یک ارزیابی و ممیزی درون سازمانی است، یعنی خودمان درون سازمان تیمی را تشکیل می‌دهیم و این تیم به ارزیابی واحد مطابق الزامات استاندارد می‌پردازد و ایرادها و عدم انطباق‌های سازمان را شناسایی می‌کنند. نکته مهم در ممیزی داخلی این است که هیچ واحدی نمیتواند واحد خودش را ممیزی کند.
حصول اطمینان از تحقق برنامه‌های تعیین‌شده در راستای دستیابی به اهداف و خط مشی سازمان که اصولا قبل از ممیزی اصلی به منظور ایجاد فرصت برای اقدامات اصلاحی عدم انطباق های احتمالی موجود انجام می‌شود.
ممیزی دوم شخص یا ممیزی مشتری و کارفرما:
این نوع ممیزی در برخی از شرکت‌ها وجود دارد که علاوه بر الزامات قانونی و یا استانداردهای الزامی یک استاندارد درون سازمانی برای ذینفعان خود تعریف کرده و بر اساس آن کیفیت محصولات یا خدمات مورد نظر را تضمین می‌کنند .
ممیزی سوم شخص یا ممیزی صدور گواهینامه و ثبت سیستم:
این ممیزی توسط شرکت‌های صدور گواهینامه که معمولاً در ایران نمایندگی دارند انجام می‌شود، این شرکت‌ها ممیزین تأیید صلاحیت‌شدهای دارند که آنها را برای ممیزی به شرکت‌ها و سازمان‌هایی که درخواست صدور گواهینامه‌های بین المللی دارند، ارسال می‌کنند و آنها میزان انطباق سازمان با الزامات استاندارد ایزو مورد نیاز سازمان را بررسی می‌کنند و در صورت انطباق به آن شرکت گواهینامه سیستمی اعطا می‌کنند.
هدف از ممیزی سوم شخص شناسایی میزان انطباق سیستم با الزامات استاندارد است
• ممیزی سیستم :(System Audit) در این مورد، ممیزی به صورت کلی انجام می‌گیرد به طور معمول ممیزی‌های داخلی و خارجی به این شکل انجام می‌شود.
• ممیزی فرآیند :(Process Audit) هنگامی که یک فرآیند خاص را تحت ممیزی قرار می‌دهیم.
• ممیزی محصول :(Product Audit) هنگامی که هدف از انجام ممیزی اطمینان از تطابق محصول با معیارهای ساخت باشد.
ممیزی داخلی:
ممیزی داخلی فعالیتی است پویا و مستمر جهت کمک به سازمان برای رسیدن به اهداف و استراتژهای کلان که در آن ممیز با ارتباط با مدیران سازمان به صورت سیستماتیک فرآیندها و سیستم مدیریت را جهت پیدا کردن عدم انطباق‌ها و ریسک‌های سازمان بررسی می‌نماید.
مراحل اجرای ممیزی داخلی به این شکل است که نخست سازمان افرادی را جهت ممیزی داخلی انتخاب می‌کنند (می‌تواند در حوزه‌هایی این افراد را از مشاوران بیرونی برگزیند یا حتی تلفیقی از مشاوران و افراد سازمان) و به آنها آموزش‌های لازم جهت انجام ممیزی را ارائه کند. این افراد باید با استانداردهای ایزو سازمان و همچنین اصول و قوانین ممیزی داخلی بصورت کامل آشنا باشند.
سپس برنامه جامع ممیزی (Audit Program)را تهیه می‌نمایند که در آن مشخص شده چه فرآیندهایی در چه بازه‌هایی از سال باید مورد ممیزی قرار گیرند و این برنامه جهت تأیید به کارتابل نماینده مدیریت، مدیر تضمین کیفیت و دیگر افراد ارسال می‌شود.
سپس برنامه ممیزی (Audit Plan) نوشته خواهد شد که در آن مشخص می‌شود که فرآیند ذکر شده در برنامه جامع ممیزی در چه تاریخ و ساعت و کدام واحدها توسط کدام سرممیز انجام خواهد شد.
پس از تأییدات برنامه ممیزی، برنامه‌های ممیزی و برنامه جامع در دسترس عموم جهت مشاهده قرارخواهد گرفت.
اکنون طبق برنامه ممیزی اجرا خواهد شد و ممیز خواهد توانست گزارش ممیزی خود را همراه با عدم انطباق‌های هر ممیزی اجرا شده ثبت نماید و هر کدام از عدم انطباق‌ها طی بررسی با اقدامات اصلاحی مناسب پاسخ داده خواهند شد.
ممیزی خارجی:
در ممیزی خارجی فرد یا گروهی از افراد از CB یا مرجع صادرکننده گواهینامه ISO برای ارزیابی الزامات خواسته شده در استاندارد مورد نظر سازمان وارد سازمان شده و مستندات و سوابق موجود را ارزیابی می‌نمایند. معمولا ممیزی خارجی در یک و یا دو نوبت (بستگی به گستردگی سازمان دارد) صورت می‌پذیرد . بعد از اتمام جلسات ممیزی مرجع صادرکننده مدرک ایزو نظر خود را نسبت به سازمان متقاضی اعلام می‌دارد.
خروجی جلسات ممیزی خارجی به طور معمول عدم انطباق‌هاییست که در مستندات و سوابق موجود سازمان وجود دارد و یا الزاماتی که به آنها توجهی نشده است. سازمان موظف است در فرصت‌های داده شده از سوی مرجع صادرکننده مدرک ایزو نسبت به رفع آنها اقدام نماید. پس از رفع عدم انطباق‌ها مرجع صادرکننده مدرک ISO اقدام به بررسی مجدد مدارک و مستندات ارائه شده نموده (به صورت حضوری در سازمان متقاضی و یا غیر حضوری) و پس از تأیید نهایی اقدام به صدور گواهینامه ایزو برای سازمان می‌نماید. البته میزان سخت‌گیری در مراجع مختلف صادرکننده گواهینامه ایزو بسیار متفاوت است و به عوامل مختلفی بستگی دارد.
چرا ممیزی:
• ایجاد مسئولیت‌پذیری
• ارائه گزارش کامل از یافته‌ها
• ایجاد ارزش و اعتبار
• قابلیت اطمینان کارآمد
• دقت و اطمینان به کسب و کار