نمودارهای مسیر حرکت
در میان روش های متعددی که برای رسم فرآیندهای کسب و کار وجود دارد، نمودارهای مسیر حرکت از عمومیت بیشتری برخوردار میباشند. نمودارهای مسیر حرکت فرآیندهای کسب و کار را از آغاز تا پایان نمایش میدهند و می توانند برای درک جریان کار موجود و طراحی و تجسم جریان کار مطلوب مورد استفاده قرار گیرند.
نمودارهای مسیر حرکت نشان می دهند که چه چیزی توسط چه کسی و به چه ترتیبی-چه چه چیزی را در چه زمانی انجام می دهد- صورت می گیرد. به اعتقاد متخصصین، مدل های جریان کار سه R را مجسم می سازند: نقش ها(Roles)، قوانین(Rules) و مسیرها(Routes)
نقش ها بازیگرانی هستند که مراحل موجود در فرآیند را کامل می کنند.
مسئولیت ها مراحل منفردی هستند که بازیگران آنها را انجام می دهند.
مسیرها، جریان ها و تصمیماتی هستند که مراحل را به یکدیگر متصلساخته و مسیر حرکت یک قلم کاری در خلال فرآیند را تعیین میکنند.
هر بازیگر دارای یک مسیر حرکت نامگذاری شده می باشد که بر اساس اولویت یا ابزار مدلسازی مورد نظر، با خطوط نقطه چین یا خطوط پر نمایش داده میشود. مراحل با مستطیل هایی دارای گوشههای مدور در کنار بازیگران انجامدهنده آنها نمایش داده میشوند و پیکانها توالی و وابستگی مراحل-جریان کار- را نشان میدهند.
سه اصل مهم در ترسیم نمودارهای مسیر حرکت عبارتند از:
- جریان توالی و وابستگی(زمان) از چپ به راست میباشد.
- در حد ممکن سادهترین مجموعه از نمادها را به کار گیرید.
- هر بازیگری را که کاری بر عهده دارد، نشان دهید.
- گرچه درک نمودارهای مسیر حرکت آسان میباشد اما ایجاد یک نمودار مسیر حرت بنا به دلایل متعددی دشوار است.
- برای شروع به سه مثال درباره این نمودارها میپردازیم و در هر مثال با نکتهای مهم درباره فلسفه یا راهکار مورد نیاز برای موفقیت در این تکنیک، آشنا میشویم.
در هر مثال به یک شکل متداول اشاره میشود:
- غفلت از ماهیت مدل جریان کار-این مدل تنها نشاندهنده جریان کار میباشد.
- تنها راه توسعه یک مدل جریان کار، اعمال جزئیات میباشد.
- ناتوانی در مدلسازی موقعیتهای غیرقابل اجتناب
مثال 1: ماهیت مدلسازی جریان کار
در یک پروژه بهبود فرآیند در یک آزمایشگاه جرمشناسی به محض معرفی نمودارهای مسیر حرکت، این نمودارها به سرعت کورد استقبال گسترده دانشمندان بخش DNA قرار گرفتند. علت استقبال واگذاریهای متعدد موجود در روند انجام آزمایشات بود.
آنها توضیح دادند که کنترل کیفیت در آزمایشات جرمشناسی به ویژه در آزمایش DNA از اهمیت بسیار بالایی برخوردار بوده و در نقاط واگذاری احتمال اشتباه-تأخیر، اتلاف، آلودگی و … بسیار زیاد میباشد و مدلی که قادر به نمایش توالی واگذاریها در فرآیندهای گوناگون آزمایشی باشد، ابزاری ارزشمند در کنترل کیفیت خواهد بود.
درک درست و صحیح آنها از نمودارها ما را تحت تأثیر خود قرار داد و بر میزان این تأثیر زمانی افزوده شد که آنها توانستند در کمتر از ده دقیقه یک مدل جریان کار برای یک فرآیند مهم DNA ایجاد نمایند. این مدل تمام مراحل فرآیند از لحظه ارائه نمونه ها توسط پلیس تا زمان ارائه گزارش نهائی را در بر میگرفت. در این مدل کامل تنها جریان کار نشان داده شده و رفتار فرآیند به خوبی قابل مشاهده میباشد. آنها برای نمایش جریان کار تنها از نقطه های توپر استفاده کرده بودند و این سادگی بر ارزش مدل می افزود.
بدون شک در کنفرانسها و جلسات، به هنگام ارائه نمودارهای متنوع، نمودارهایی که از سادگی بیشتری برخوردارند گویاتر بوده و اطلاعات بیشتری درباره فرآیند ارائه میدهند.
این مدل که در حقیقت دربرگیرنده ماهیت جریان کار میباشد، ظرف کمتر از ده دقیقه توسط دو دانشمند خانم ساخته شد.
مثال 2: پرداختن به ماهیت بدون غوطه ور شدن در جزئیات
فرآیند صدور مجوز ساختمان سازی یک شهرداری دچار مشکل شده بود. صدور مجوز ساختمان های مسکونی 6 ماه، ساختمان های تجاری و ساختمان های تجاری مسکونی تا یکسال طول میکشید. شکایات بسیاری در این مورد وجود داشت اما مشکل اصلی انحراف برنامه های جدید توسعه بود. تعداد مناطق تجاری مرکز شهر کاهش یافته و به قدری کهنه و قدیمی بودند که حتی کارکنان شهرداری مراکز خرید تجاری موجود در شهرهای همسایه را به آنها ترجیح میدادند. شهرداری ناامیدانه در تلاش برای ایجاد یک مجتمع تجاری مسکونی بود. مشکل این بود که از آنجایی که کسب مجوز ساخت بکسال طول میکشید، افراد تمایلی برای سرمایهگذاری منابع خود نداشتند و به همین دلیل شهرداری تصمیم به بهبود فرآیند صدور مجوز ساختمانسازی گرفت.
در اولین تلاش آنها یک شرکت مشاوره متخصص در طراحی مجدد را به کار گرفتند. این شرکن تعداد زیادی نمودار پیچیده ایجاد نمود که درک و به کارگیری آنها بسیار دشوار بود و به این ترتیب نخستین تلاش با شکست مواجه شد. بعد از این شکست در حالیکه قسمت اعظم بودجه مصرف شده بود از ما کمک خواسته شد. ما مجبود بودیم که مستقیماً به سراغ مدلسازی فرآیند برویم. جلسه ای ترتیب دادیم و با بکارگیری سه سؤال استاندازری که داشتیم یک مدل جریان کار ایجاد نمودیم. هدف ما پرداختن به جزئیات کار تک تک افراد نبود، بلکه تعیین جریان کار کلی به عنوان چارچوبی برای تحلیلهای آتی بود.
سؤال 1: کار بعدی بر عهده کیست؟
هدف این سؤال پیشروی به سوی نتیجه مورد نظر مشتری بدون توجه به کارهایی که شرکت کنندگان انجام میدهند، میباشد. زمانیکه مسیرهای جریان متفاوتی وجود دارد و یا امکان تصمیمگیریهای متعددی فراهم است، ما مسیر با تصمیمی را که منجر به نتیجه مورد نظر مشتری میشود بر میگزینیم. سؤالاتی که در اینجا مطرح میشوند عبارتند از:
1- چه چیزی فرآیند را آغاز میکند؟ سازنده یک درخواست مجوز را تهیه میکند.
2- در مرجله بعد کار بر عهده کیست؟ ملاقاتی بین سازنده و کارمند اداره صدور مجوز میشود.
3- در مرحله بعد کار بر عهده کیست؟ کارمند اداره صدور مجوز 4- در مرحله بعد کار بر عهده کیست؟ اداره منطقه بندی
5- در مرحله بعد کار بر عهده کیست؟ کارمند اداره صدور مجوز 6- در مرحله بعد کار بر عهده کیست؟ بخش ایمنی حریق
7- در مرحله بعد کار بر عهده کیست؟ کارمند اداره صدور مجوز 8- در مرحله بعد کار بر عهده کیست؟ مهندسین
9- در مرحله بعد کار بر عهده کیست؟ کارمند اداره صدور مجوز 10- در مرحله بعد کار بر عهده کیست؟ مسئول بخش آبرسانی
11- در مرحله بعد کار بر عهده کیست؟ کارمند اداره صدور مجوز
4- جریانی از اداره منطقهبندی به کارمند اجازه صدور مجوز وجود دارد. چگونه کار تا آنجا پیش میرود؟ دوباره کار میبایست بین بخش خدمات، مرکز پست و بخش خدمات جریان یابد. سپس کار به کارمند اداره صدور مجوز جریان مییابد و وی مسیرهای ممکن را انتخاب کرده و فرم درخواست را تحویل بخش خدمات میدهد و …
سؤال 3: چه کسی واقعاً کار بعدی را بر عهده میگیرد؟حتی اگر قاب بندی فرآیند را با دقت کافی انجام داده باشید، همچنان بازیگران ناشناخته دیگری در فرآیند وجود دارند. سؤال 3 کمک میکند این بازیگران را شناسائی کنیم. زمانیکه جریان کار به بازیگری میرسد، از خود بپرسید که آیا جریان به طور مستقیم به این بازیگر میرسد یا شخص یا چیز دیگری(از قبیل سیستم یا دیگر مکانیزمها) نیز در این جریان مشارکت دارند. در مثال ساختمانسازی داریم:
1- در یک سو سازنده و کارمند اداره صدور مجوز در کار مشارکت دارند، بنابراین نمودار تغییری نمیکند.
2- نام دو بازیگر بعدی را به کارمند بخش خدمات و تکنسین مرکز پست تغییر میدهیم، اما همچنان بازیگر جدیدی حضور نیافته است.
3- ارزیابی توسط کارمند اداره منطقهبندی صورت میگیرد. اما پیش از آن، کار ابتدا به نزد معاون اداره منطقهبندی و سپس مدیر اداره منطقهبندی فرستاده میشود. پس از ارزیابی توسط کارمند اداره منطقهبندی، کار دوباره به نزد معاون و سپس کارمند بخش خدمات فرستاده میشود.
با تکمیل این گذار اولیه در خلال فرآیند، با صرف 1 الی 2 ساعت، بیست بازیگر شناسائی شدند و فرآیند در مقایسه با مدلی که توسط مهندسین و با صرف زمان بسیار طولانیتری بدست آمده بود، بیشتر قابل درک بود. این راهکار چارچوبی برای نمایش بازیگران و محل حضور آنها و مبنایی برای ارزیابی سایر بازیگران (توانمندسازها) مؤثر بر کارایی فرآیند فراهم مینماید.
عناصر اصلی نمودار مسیر حرکت
نمودار مسیر حرکت بازیگران حاضر در فرآیند، مراحلی را که آن را به اتمام میرسانند و جریان کار بین آنها را به تصویر میکشد. فهرست بازیگران در پایین نمودار سمت چپ نوشته میشود و هریک دارای یک مسیر حرکت از چپ به راست و در راستای صفحه، میباشند.
مراحل توسط مستطیل و در مسیر حرکت بازیگران ایفاکننده آن نشان داده میشوند.
پیکانها جریان کار از یک مرحله به مرحله بعد را نشان میدهند. بهعبارتی پیکانها ترتیب انجام مراحل را نشان میدهند.
انتقال جریان کار از یک بازیگر به بازیگر دیگر واگذاری نامیده میشود.
نمودارهای مسیر حرکت علاوه بر نمایش کار انجام شده فاعل کار(شخص، کارکرد و …)، نحوه انجام کار(ماشینها و …) و زمان انجام کار را نیز نشان میدهد.
در برخی پروژهها نیاز است که زمان نیز بر روی نمودار نشان داده شود. عنوان نمودار میبایست شامل نام فرآیند و در ضورت امکان جزئیاتی درباره سناریوهای نشان داده شده باشد.
جزئیات- بازیگران و نقشها
بازیگران رهروانی هستند که کارهای نشان داده شده در مسیر حرکت را انجام میدهند. تفاوت چندانی میان دو واژه بازیگر و نقش وجود ندارد و اغلب این دو معادل یکدیگر بکار میروند. ممکن است برخی مخالف این عقیده بوده و بیان کنند که تفاوت قابل توجهی میان این دو واژه وجود دارد.
به اعتقاد آنها بازیگر عنوان شغلی شخصی است که کاری در فرآیند انجام میدهد و نقش قسمتی از فرآیند است که آنها آن را ایفا مینمایند، درست همانند بازیگران و نقشهای موجود در صحنه.
بازیگران را از بالا به پائین به این ترتیب نشان داده میشوند.
بطور کلی بازیگر هر شخص یا گروه قابل شناسایی میباشد که کاری بین رخداد راهانداز و نتیجه پایانی فرآِند انجام میدهد.
تمام کارهای انجام گرفته توسط یک بازیگر در مسیر حرکت آن بازیگر نشان داده میشود.
مراحل و تصمیمات
مرحله نشان دهنده واحدهای کاری انجام شده توسط بازیگر میباشد. تجربه نشان میدهد که تنها ایجاد تمایز میان کارکرد، فرآیند کسب و کار و زیرفرآیند حائز اهمیت میباشد.
در نمودار مسیر حرکت، مراحل در کنار بازیگران انجامدهنده آن در داخل مستطیلهای نامگذاریشده، نشان داده میشوند.
مراحل میتوانند دارای بازیگران متعددی باشند.
در شکل، پذیرش سفارش توسط بخش سفارش و برنامه تولید محصول توسط بخشهای برنامهریزی و لجستیک انجام میشود.
خطوط نقطهچین نشانه عدم مشارکت میباشد.
جل اختلاف محاسبات در محصول هر سه بخش را دربرمیگیرد.
در یک مرحله مشترک، همه بازیگران با یکدیگر و در یک مرحله کار میکنند اما در یک کار مشترک، بازیگران به طور مستقل وظایف جداگانه ای انجام میدهند.
الگوی رسم نمودار جریان IBM برای مدلسازی منطق نرمافزاری طراحیشدهاست و دارای اشکال متعدد جهت نمایش عمل نردهای گوناگون از قبیل پردازش، تصمیمگیری، ورودی، خروجی، مرتبسازی، ادغام و … میباشد.
برخی روشهای نمادگذاری مدلسازی فرآیندها، میان انواع مراحل تمایز قائل میشوند.
سادگی نمودار
مراحل صرفنظر از کاری که انجام میدهند، توسط مستطیل نشان داده میشوند. چرا این نمودارها تا این اندازه ساده هستند؟ در پاسخ دو نکته وجود دارد:
نکته اول این است که هدف نمودارها نمایش جریان کار میباشدکه مستقل از پیشروی مراحل، مرتبسازی، ورودی، خروجی و سایر پردازشها میباشد. پرداختن به نوع کار انجام شده در هر مرحله باعث غفلت از اطلاعات مهمتری بنام جریان کار میشود. نکته دوم که از اهمیت بیشتری برخوردار است این است که بکارگیری همه نمادها باعث پیچیدگی نمودار گشته و درک آن را دشوار میسازد و اغلب افراد تمایلی برای بررسی اینگونه نمودارها ندارند.
هدف کلی مدلسازی جریان کار فرآیندهای کسبوکار، بیان واضح و صریح جنبههای کلیدی فرآیند-چه کسی، چه کاری و در چه زمانی- و دستیابی و درک آنها بدون نیاز به تفسیر و دورههای آموزشی میباشد.
البته سادگی این نمودارها به معنای نادیده گرفتن انواع گوناگون مراحل نمیباشد. مقصود این است که نیازی نیست میان انواع مراحل در یک نمودار مسیر حرکت تفاوت قائل شد.
علاوه بر این یادداشتهای متنی که در نمودار برای بیان مفاهیم بهکارمیروند، بر خوانایی آن میافزایند.
مراحل فرآیند: نامگذاری مراحل
نمودار میبایست خوانا باشد به گونه ای که افراد بتوانند جریان آن را دنبال نمایند، بنابراین میبایست از اسامی نامفهومی مانند Ms-17 پرهیز نمود.
نام مرحله به صورت فعل-اسم یا فعل-مفعول میباشد و در صورت لزوم میتوانید جزئیات بیشتری به آنها بیافزایید. در این موارد کادر متنی مربوط به یک مرحله نمیباشد بلکه اطلاعاتی درباره کاری که صورت میگیرد و نحوه انجام آن را نیز بیان میکند. عناصر نامگذاری مراحل به صورت زیر هستند:
-فعل کنشی -توصیفکننده(اختیاری) -اسم(اسامی) -اطلاعاتی درباره نحوه انجام کار(اختیاری)
همانند نامگذاری فرآیندها، نام مرحله میبایست بیانکننده نتیجه بدستآمده در آن مرحله باشد. به یاد داشته باشیم که نام:
- ناحیه یا کارکرد نمیباشد.
- حادثه یا نتیجه نمیباشد.
- وضعیت و حالت نمیباشد.
- دارادی افعال غیرکنشی نمیباشد.
جریان
جریان عبور کار از یک مرحله به مرحله دیگر میباشد که توسط خطوط نشان داده میشود. در روشهای دیگر، چریان به عنوان مسیرها، وقایع، اجتماعات یا انتقالات شناحته میشوند.
واگذاری نوع خاصی از جریان است که در آن کار از بازیگری به بازیگر دیگر انتقال مییابد.
واژه جریان کار نیز همانند نمودارهای مسیر حرکت، گویا و بدیهی میباشد. افراد به سرعت در مییابندکه خطوط جریان نشاندهنده وظایف صورتگرفته در یک دنباله معین و یا نشاندهنده کار جریانیافته از یک وظیفه به وظیفه دیگر میباشد.
خطوط جریان بیانگر تقدم و وابستگی میباشند.
تا زمانیکه مرحله پیشین تمام نشود، مرحله پیرو آغاز نمیشود.
با تکمیل مرحله A، مرحله B میتواند آغاز شود.
قراردادهای رسم جریان کار:
خطوط خروجی از گوشه راست و خطوط ورودی از گوشه چپ رسم شود.
مراحل متوالی هستند نه موازی.
هرگز نمودارهایی با خطوط جریان ورودی به بالا یا پایین رسم نمیکنیم.
جریان کار و جریان داده:
در یک نمودار جریان داده(DFD) خطوط جریان داده بیانگر این است که داده تولیدی یک مرحله(مرحله تولیدکننده) توسط مرحله دیگری(مرحله دریافتکننده) به کار گرفته میشود. در DFD ممکن است بین این دو مرحله جریان داده وجود داشته باشد و توسط مخزنی قطع گردد.
نتیجه افزودن جریان داده به مدل جریان کار، مسیری مارپیچ از خطوط است بهطوری که دیگر جریان کار مشهود و بدیهی نمیباشد.
انواع جریان
جریان متوالی ساده ترین نوع جریان میباشد که در آن به ترتیب کار از مرحله ای به مرحله بعد جریان مییابد.
در جریانهای موازی یک مرحله با جریان یافتن به دو یا تعداد بیشتری مراحل دنبال میشود و همگی بهطور مستقل به مسیر خود ادامه میدهند.
در یک جریان شرطی، یک مرحله تصمیمگیری وجود دارد بنابراین یک مرحله میتواند با جریان یافتن به دو یا تعداد بیشتری مراحل دنبال شود اما تنها یکی از جریانها انتخاب میشود.
جریانهای شرطی زمانی بهکارگرفته میشود که تصمیمی برای هدایت و سوق دادن جریان کار بهسوی چند جریان، اتخاذ شدهباشد.
اغلب روشهای رسم نمودار برای نمایش تصمیمگیری از شکل لوزی استفاده میکنند اما در نمودارهای مسیر حرکت به منظور حفظ سادگی همانند سایر مراحل برای نمایش آن از مستطیل استفاده نمایید.
1- در نامگذاری این مرحله همواره از یک نام مشخص و ثابت استفاده نمایید- ما معمولاً واژه تصمیمگیری را بهکارمیبریم.
2- به هنگام نمایش یک تصمیم، فقط یک خط جریان از مرحله خارج میشود و سپس به دو یا چند شاخه منشعب میشود.
3- نامگذاری شاخهها بهگونهای است که بیانگر نتیجه آن شاخه میباشد.
4- تنها یکی از شاخهها دنبال میشود. اگر جریانهای موازی به کار گرفته شوند، شکل دیگری به کارگرفته میشود.
در این شکل جریانهای موازی نشان داده شده است. در این شکل خطوط جریانهای متعددی از یک مرحله خارج میشوند و بهمنظور بیان وقوع موازی جریانها، خطوط بالای یکدیگر رسم شدهاند. در این روش تعداد خطوط جریان خروجی از گوشه راست مراحل بیانگر تعداد جریانهایی است که اتفاق خواهند افتاد.
در جریانهای موازی برای هریک از جریانهایی که به وقوع خواهند پیوست از خط جداگانهای استفاده میشود، بههنگام پیادهسازی و نمایش تمام سناریوها و موارد متفاوت بر روی یک نمودار، بهکارگیری منطق ارائهشده BPMN مفید خواهد بود.
جریانهای ورودی موازی و شرطی
اغلب میبایست جریانهای راهانداز متعددی به یک مرحله وارد شوند. چهار گزینه برای نمایش جریانهای خروجی از گوشه راست یک مرحله وجود دارد:
1- یک جریان منفرد
2- دو یا چند جریان موازی(AND)
3- یک یا چند جریان شرطی که تنها یکی از دو یا چند گزینه انتحاب را برمیگزیند(XOR)
4- یک جریان شرطی که یک یا چند گزینه از دو یا چند گزینه انتخاب را برمیگزیند.
جریانهای راهانداز متناظر با جریانهای خروجی توصیفشده:
1- یک جریان منفرد که وارد یک مرحله میشود، به مرحله پیشین وصل است و بیانگر این است که جریان متوالی همانگونه که در مثالها دیدیم، بسیار متداول میباشد. در این جریان هنگامی که مرحلهای تکمیل گردد، مرحله بعد آغاز میشود.
2- یک جریان شرطی وارد یک مرحله میشود و دقیقاً یکی از دو یا چند گزینه انتخاب میباشد. این جریان را یک تصمیم وارونه در نظر بگیرید. در سمت خروجی، ما تصمیمات را با یک خط منفرد که به دو یا تعداد بیشتری شاخه تقسیم میشود نشان میدهیم. سمت ورودی قرینه سمت خروجی است که در آن دو یا چند شاخه به هم وصل شده و پس از تشکیل به صورت یک خط منفرد وارد مرحله میشوند. این وضعیت XOR میباشد و بیانگر این است که فقط یکی از جریانهای ورودی تنها از یک منبع میتواند وارد شود.
3- دو یا چند جریان موازی وارد یک مرحله میشوند که هرکدام به یک مرحله پیشین وصل هستند. در برخی موارد، یکی از این جریانها به مرحله پیشین وصل نمیباشد و متصل به یک رحداد موقتی است که توسط یک نماد ساعت یا رخداد دیگری نشان داده میشود. این وضعیت AND است و بدین معناست که همه جریانهای راهانداز میبایست قبل از شروع مرحله وارد شوند. اجباری نیست که همه جریانها در زمان یکسانی وارد شوند و در حقیقت هم هرگز اینگونه نمیباشد.
4- همانند مرحله 3 دو یا چند جریان موازی وارد یک مرحله میشوند اما ضرورتاً باعث راهاندازی مرحله نمیشوند. همانند جریانهای خروجی، این جریان را با یک کمان نقطهچین که بر روی آن عبارت یک یا بیشتر از یک نوشته شده است نشان میدهیم. در عمل این بدان معناست که به محض ورود یکی از جریانها، مرحله آغاز میشود. در ادامه ممکن است مرحله بهطور کامل انجام شود و یا بنا به دلایلی منتظر ورود جریان دیگری میماند.
در سیستمهای نمادگذاری مانند BPMN از روشهای خاصی برای نمایش این شرایط استفاده میشود. اما از آنجایی که ما برای موارد مهم فرآیند فقط یک نمودار رسم می کنیم، چنین شرایطی هرگز مطرح نمیشود.
شرایط 2 و 3 و 4 در شکل نشان داده شدهاند.
جریان های بدون ترتیب ثابت
منابع
کتاب بازمهندسی فرآیندهای کسب و کار نوشته محمد قلیپور، فهیمه غنچهای و آزیتا رفعت