سیستم‏های اطلاعاتی مدیریت منابع انسانی

مقدمه:

نیروی انسانی را باید به عنوان مهمترین سرمایه یک سازمان دانست که نقش کلیدی و مهمی در دستیابی سازمان به اهدافش دارد. امروزه سازمانها هزینه های بالایی جهت جذب و نگهداری منابع انسانی صرف می کنند تا در عرصه رقابت از سایر رقیبان عقب نمانند. در عصر حاضر، به دلیل وجود رقابت بین سازمانها و شرکتها درجهت کسب منافع بیشتر، تسلط بر منابع موجود اهمیت ویژه‏ای یافته است. سازمانها اگر دارای بهترین تکنولوژی بوده و از بهترین امکانات بهره مند باشند ولی از نیروی انسانی متخصص و کارآمد برخوردار نباشند و یا توانایی استفاده درست و کارآمد از نیروهای موجود را نداشته باشند قادر نیستند بر محیط اثر گذاشته و در عرصه رقابت موفق عمل کنند. نیروی انسانی این توانایی را دارد که سایر منابع را پردازش کرده و خدمات و کالاهایی را پدید آورد که سازمان به خاطر آن تاسیس شده است. یکی از مهمترین وظایف مدیریت منابع انسانی برنامه ریزی نیروی انسانی است. مدیریت منابع انسانی ازطریق برنامه ریزی کارآمد و اثربخش می تواند حجم و ترکیب نیروی انسانی موردنیاز برای آینده را فراهم ساخته و یا توانائیهای نیروهای موجود را ارتقا بخشد. از این رو برای تداوم موجودیت سازمان و حصول به اهداف آن برنامه ریزی نیروی انسانی باید از اولویت بالایی برخوردار باشد. باید توجه داشت برنامه ریزی موثر و کارآمد نیروی انسانی و اصولاً هر نوع برنامه‏ریزی به اطلاعات، به خصوص اطلاعات پردازش شده نیاز دارد.
امروزه یکی از مشکلات، عدم بکارگیری سیستم اطلاعات مناسب است. سیستم های اطلاعات مدیریت، توانایی پردازش اطلاعاتی در زمینه های جمعیت شناسی، آموزش، اشتغال و همچنین عوامل موثر بر عرضه و تقاضای نیــــروی کار دارند که درنهایت در زمینه برنامه ریزی نیروی انسانی کاربرد فراوانی خواهند داشت.
باتــــوجه به اهمیت اطلاعات در امر برنامه ریزی نیروی انسانی، اطلاعات را باید یکی از منابع مهم سازمان دانست. ایجاد و بکارگیری سیستم های اطلاعات مدیریت منابع انسانی را باید از اولویتهای هر سازمان برشمرد که نسبت بــــه اجرای آن باید اقدام کرد. برنامه ریزی نیروی انسانی برپایه بکارگیری سیستم های اطلاعات مدیریت در کمک به اتخاذ تصمیم هــــای مربوط به منابع انسانی پی ریزی می شود.

گسترش فعالیتها و وظایف مدیران در قلمرو مدیریت منابع انسانی و تعامل مستمر بین این فعالیتها و لزوم طرح‏ ریزی‏ های هماهنگ در جذب، بهسازی، نگهداری و کاربرد موثر منابع انسانی به عنوان مهمترین منبع استراتژیک هر سازمان، ایجاد سیستم اطلاعات منابع انسانی و به روز نگه داشتن اطلاعات این سیستم را در سازمانهای بزرگ ضروری ساخته است.

سیستم ‏اطلاعاتی عبارت است از مجموعه ‏ای از اطلاعات که برای تصمیم ‏گیری، کنترل، جمع آوری، بازیابی، پردازش، ذخیره و توزیع به‏ کار می‏ آیند.

تعریف سیستم اطلاعاتی منابع انسانی

مجموعه ای جامع و یکپارچه از کلیه داده‏ها و اطلاعات مرتبط با نیروی ‏انسانی با استفاده از تجهیزات سخت ‏افزاری و نرم ‏افزاری به منظور کمک به تصمیم‏ گیری، برنامه‏ ریزی و انجام امور جاری نیروی انسانی در سازمان

منظور از سیستم اطلاعات منابع انسانی، استفاده از روشی منظم و سازمان یافته برای کسب اطلاعاتی است که تصمیم‏ گیری عقلایی درباره منابع ‏انسانی را در سازمان امکان‏پذیر می‏ سازد. این اطلاعات باید به روز، صحیح، دقیق، کوتاه و مختصر، مربوط و مناسب، کامل و بهنگام باشد. _{(سعادت، اسفندیار – مدیریت منابع انسانی – سمت – چاپ دوم)}

سیستم اطلاعات منابع انسانی مجموعه‏ ای از ابزارهای مدیریت است که مدیران را توانا می‏سازد تا برای بهره‏ گیری از منابع انسانی سازمان هدفهایی برپا دارند و میزان کامیابی در رسیدن به این هدفها را تعیین کنند. _{(دولان و شولر- مدیریت امور کارکنان و منابع انسانی)}

سیستم اطلاعات منابع انسانی عبارت است از یک روش سازمان یافته جمع آوری، نگهداری و ارائه اطلاعات به مدیران به منظور تصمیم‏گیری در امور چهارگانه مدیریت منابع انسانی._{( میرسپاسی، ناصر – مدیریت منابع انسانی و روابط ‏کار )}

کاربردها:

• جمعیت ‏شناسی، برنام ه‏ریزی و تحلیل سازمانی: نظام اطلاعاتی منابع انسانی توانایی سازمان را برای گردآوری و ردیابی ویژگیهای بنیادی چون سن، جنس، سطح آموزش و پــــــرورش، طول خدمت، نژاد… را فراهم می‏آورد. ایــن اطلاعـات تصمیم‏گیری در زمینه هایی چون برنامه‏ریزی جانشینی کارکنان، تحلیل بهره‏دهی نسبت به بهره‏گیری و تحلیل دستمزد نسبت به بهره‏وری را آسان می کند.
• برنامه ریزی برابری استخدامی و ردیابی آن: نظام اطلاعاتـــی منابع انسانی می تواند به برنامه‏ریزی برابر استخدامی برای زنان و دیگر گروههای اقلیت یاری بسیار دهد و درنتیجه سازمان را قادر می‏سازد تا ضرورتهای قانونی را در این زمینه رعایت کند.
• تهیه طرحهای راهنما و پیش بینی: بروندادهــــای نظام اطلاعاتی منابع انسانی می‏تواند مبنایی برای پیش‏بینی اثرهای طرحهای گوناگون باشد. این کار به تعیین و تشخیص کمبودها یا مهارتهای آینده، هدایت مسیر کارراهه، سنجش کارمندیابی‏های گذشته یا پیش‏بینی شده، الگوهای ترجیح و جایگزینی برای کارکنان دارای کارکرد بالا یا پایین و کارهایی از این شمار یاری می دهد.
• تحلیل بهره ‏وری و ارزیابی برنامه: نظام اطلاعاتی منابع انسانی می‏تواند برای ردیابی پیامدهای برنامه‏ هــــای آموزشی و دیگر برنامه‏ های بهبود بهره‏ وری بر پایه میزان‏های گوناگـــون اندازه‏ گیری عملکرد به کار برده می‏شود.

HRIS(سیستم اطلاعاتی منابع انسانی)

• یک سیستم اطلاعاتی منابع انسانی(HRIS) نرم‏افزاری است که یک مخزن متمرکز از داده‏های اصلی کارمندان را که گروه مدیریت منابع انسانی(HRM) برای تکمیل فرآیندهای منابع انسانی اصلی نیاز دارد، فراهم می‏کند.
• HRIS داده های کارمندان مانند نام، آدرس، شناسه ملی یا شماره های تأمین اجتماعی، اطلاعات ویزا یا مجوز کار و اطلاعات مربوط به افراد وابسته را ذخیره، پردازش و مدیریت می‏کند.
• این کار همچنین به طور معمول عملکردهای HR مانند استخدام، پیگیری متقاضیان، مدیریت زمان و حضور و غیاب، ارزیابی عملکرد و مدیریت مزایا را ارائه می‏دهد. همچنین ممکن است عملکردهای سرویس‏دهی به نفس کارمندان و حتی عملکردهای حسابداری را نیز شامل شود.
• از بعضی جهات، HRIS را می‏توان یک پایگاه داده هوشمند از اطلاعات کارمندان در نظر گرفت.

مزایای HRIS

یک HRIS به بخش HR کمک می‏کند تا وقت کمتری در کارهای روحانی بگذارد، به صحت اطلاعات کارمندان کمک می‏ کند و می ‏تواند کارمندان را قادر سازد تا در مدیریت اطلاعات خود نقش بیشتری داشته باشند.

داشتن یک مخزن متمرکز برای داده‏های کارمندان، نیاز به ذخیره پرونده‏های کاغذی را که می توان به راحتی آسیب دید، از بین می‏برد و همچنین نیاز به جستجو از طریق پرونده‏های بزرگ کارمند مبتنی بر کاغذ برای یافتن اطلاعات را برطرف می‏کند.

بسته به نوع نرم افزارHRIS ، باید گزارش‏های مختلفی ایجاد کند، قابلیت گزارش‏گیری موقت را فراهم کند و تجزیه و تحلیل منابع انسانی را در مورد معیارهای مهم مانند headcount  و گردش مالی ارائه دهد.

نرم افزار مدرنHRIS همچنین قابلیت‏های تجسم را برای داده‏های کارمندان مانند نمودارهای سازمانی ارائه شده به صورت خودکار ارائه می‏دهد.

هنگامی که یکHRIS  دارای سلف سرویس کارمند یا مدیر است، فرایند ساخت داده های کارشناسی ارشد کارمندان یا تغییرات سازمانی کارآمدتر می‏شود و از زمان کمتری نسبت به درخواست های مبتنی بر کاغذ استفاده می‏کند.

گردش کار تصویب باعث می شود تغییرات مورد تأیید یا رد قرار گیرد و افراد لازم به طور خودکار مطلع شوند.HRIS  همچنین ممکن است قابلیت های موبایل را ارائه دهد که خدمات خود را گسترش می‏دهد و انعطاف‏پذیری بیشتری را برای کارگران از راه دور فراهم می‏کند.

انواع نرم‏ افزار HRIS

• انواع سیستم های HRIS در انواع مختلفی از مشتری ها در دسترس است و با هدف انواع مختلف مشتریان، از مشاغل کوچک و متوسط(SMB) شروع می‏شود تا شرکت های بزرگ. معمولاً تفاوت در دامنه و عمق ویژگی ها برای هر منطقه پردازش است.
• در حالی که اکثر سیستم‏های HRIS بخش بزرگی از فرایندهای گفته شده در بالا را پوشش می‏دهند، بسیاری از سیستم‏های HRIS با هدف شرکت‏های کوچک و متوسط(SME) ​​از عملکرد کمتری در هر ویژگی نسبت به سیستم‏های هدف در شرکت‏های بزرگ برخوردار هستند.
• به این ترتیب، بازار HRIS شبیه به بازار خودرو است. تمام اتومبیل‏ها از A  تا B  راننده می‏گیرند، اما تفاوت‏های عمده‏ای در کیفیت و امکانات ارائه شده وجود دارد.

به عنوان یک ابزارHR ، یک HRIS  معمولاً دارای ماژول هایی برای انجام وظایف زیر است:

• مدیریت داده‏های کارشناسی ارشد(MDM)
• مدیریت سازمانی مانند مناصب و ادارات
• خدمات خود کارمند و مدیر
• عدم حضور و مدیریت مرخصی
• مدیریت مزایا
• گردش کار
• ارزیابی عملکرد
• استخدام و پیگیری متقاضیان
• مدیریت جبران خسارت
• ردیابی آموزش(بر خلاف یک سیستم مدیریت یادگیری[LMS]) و توسعه سازمانی
• گزارشگری و تحلیل اساسی

اهمیت HRIS

• HRIS می‏تواند نقش مهمی در ایجاد انطباق داشته باشد – به عنوان مثال، ذخیره داده‏های نظارتی برای یک کشور، مانند امتناع از زمان کار در انگلستان – و می تواند وسیله ای برای به دست آوردن بینش در نیروی کار باشد. هر دو مهم هستند و در بعضی از صنایع به‏هم پیوسته‏اند.
• علاوه بر این، یکپارچه‏سازی پایین‏دست سیستم‏هایی که به داده‏های کارمندان نیاز دارند، از جمله حقوق و دستمزد یا LMS  و صرفه‏جویی در وقت زیاد از داشتن برنامه‏های یکپارچه، به معنای یک HRIS می‏تواند نقش اساسی داشته‏باشد، زیرا ورود داده‏ها در چندین سیستم – واقعیتی برای سازمان‏های بدون داشتن HRIS می‏تواند منجر به خطاهای پر هزینه یا کاهش تعامل کارمندان شود.
• به عنوان نمونه، فرض کنید شرکتی که به طور دستی داده‏هایHR را وارد می‏کند به اشتباه بر کارمندان اضافه می‏کند یا زمان تعطیلات بیش از حد می‏دهد. در صورت برعکس شدن خطا، این شرکت درگیر شدن کارمندان خواهد بود، وضعیتی که می توان با HRIS از آن جلوگیری کرد.

طراحی سیستم اطلاعاتی منابع انسانی

تهیه و اجرای موفقیت آمیز سیستم جامع و یکپارچه اطلاعات منابع انسانی در گرو عوامل گوناگونی است که فقدان هریک می‏تواند نتایج نامطلوبی را برجای گذارد. عواملی که بعضاً آشکار و بعضاً ناشناخته هستند ولی مطلقاً کم اهمیت نیستند و این بدان‏دلیل است که اجرای پروژه سیستم جامع علاوه بر تهیه یک نرم‏افزار کارآمد، امکانات و اقدامات بسیاری را می‏طلبد تا به نتایج مطلوب برسد.

برخی از مهمترین این عوامل عبارتند از:

• اعتقاد و حمایت مدیریت عالی سازمان
• تامین منابع مالی و هزینه
• نیاز سنجی
• نرم‏افزار متناسب و کارآمد
• سازمان‏دهی مناسب
• شناسایی اولویت‏ها
• کوتاه‏کردن مراحل پروژه
• تدوین طرح دستی
• آموزش
• بستر سخت ‏افزاری و نرم‏ افزاری مطمئن
• گزارشگری و تحلیل اساسی
• تعامل و ارتباط زیرسیستم‏ها در سیستم جامع
• ارتباط ستاد مرکزی سازمان با واحدهای تابعه
• انتخاب موتور پایگاه داده مناسب
• مکانیزم جایگزینی سیستم قدیمی با سیستم جدید
• سطوح دسترسی
• پرهیز از بلند پروازی

مشکلات طراحی و اجرا

• در طراحی و اجرای هر طرحی مسلماً مشکلات مالی بیشترین نمود را خواهند داشت که این مسئله درمورد این نوع سیستم ها نیز صدق می‏کند. درصورتیکه هزینه‏های طراحی و اجرای سیستم اطلاعاتی منابع انسانی بالا باشد، مدیریت عالی ممکن است از انجام آن چشم ‏پوشی کند یا به نحوی ناقص صورت پذیرد. بنابراین، مشکل هزینه را باید از بزرگترین چالشها در راه اجرای طراحی و اجرای سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی دانست. با این حال، اگر مدیران از ارزش این امر آگاه باشند، آن را به عنوان یکی از اولویتهای مهم سازمان درنظر می‏گیرند.
• عدم دید استراتژیک در کاربرد سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی را نیز باید یکی از مشکلات و چــالشهای طراحی و اجرای سیستم‏های اطلاعات مدیریت منابع انسانی دانست. انتظار بازدهی کوتاه مدت را باید یکی از تنگناها در این زمینه دانست. از آنجایی که برنامه ریزی نیروی انسانی دارای افق زمانی بلندمـدت یا به عبارتی استراتژیک است بالطبع سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی نیز به نحوی از آن تبعیت می‏کند. باید توجه داشت یک سیستم اطلاعاتی منابع انسانی کارا در کوتاه مدت نیز بازدهی بالایی خواهدداشت.
• عدم آشنایی طراحان و اجرا‏کنندگان با نوع فعالیت سازمانها، گاهی اوقات مسائل فرهنگی و فرهنگ سازمانی موجود را نیز باید ازجمله چالشهای سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی دانست.
• فقدان نیروی متخصص و خبره در زمینه طراحی، اجرا و بکارگیری سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی خصوصاً فقدان کارشناسان آشنا به مدیریت و سازمان و فناوری اطلاعات نیز از محدودیتهای طراحی و اجرای این سیستم ها باید دانست.
• ضعف شدید امکانات و سازمانهای جنبی و فراساختاری یا زیربنایی و مشکلات ناشی از ساختار سازمانی و شیوه های مدیریت

نمونه هایی از سیستمهای اطلاعاتی منابع انسانی

نتیجه‌‏گیری

• برنامه ‏ریزی نیروی انسانی را نه به عنوان یک تعریف بلکه باید ابزار مدیریت برای دستیابی به نیروی متخصص و کارا دانست. درحقیقت برنامه‏ریزی نیروی‏انسانی را بایـــد یکی از اولویتهای مهم برای مدیران آینده‏ساز(Proactive Management) دانست. مدیران با نگرش و دیدی استراتژیک و داشتن اطلاعات موردنیاز، قبل از هر بحران و چالشی ازطریق مدیریت آینده ساز می توانند آماده رویارویی با هر مشکلی درحال و آینده باشند. اما تهیه و اجرای سیستم اطلاعات منابع انسانی زمینه ساز تحولات گسترده‏ای در سازمان است که از جمله می‏توان به نقش آن در کمک به توسعه حرفه‏ای کارکنان، تسهیل فرایند تغییر و نوآوری، پرورش مهارت ادراکی نزد مدیران، توجه و شکل‏گیری فرهنگ پژوهشی در زمینه نیروی انسانی، ایجاد فرهنگ استانداردگرا، تقویت فرهنگ خودکنترلی، کمک به تعیین قیمت تمام‏شده در سازمانهای صنعتی و واقعبینانه‏کردن آن و… در سازمان اشاره کرد.
• پدیده فرار مغزها(Brain Drain) را شاید بتوان یکی از پیچیده‏ترین کاربرد سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی در مراکز آموزشی و شرکتهای معظم و معتبر جهان دانست که نیروی انسانی مستعد موردنیاز را قبل از ورود به مراکز آموزش عالی شناسایی و با اعطای امکانات و پرداختهای بالا و گذراندن دوره های آموزشی مورد نیاز جذب می‏کند، تا درجهت اهداف مورد نظرشان به کار گیرند.

منابع

_{ابطحی، سیدحسین – مدیریت منابع انسانی – انتشارات دانشگاه پیام نور
ال دفت، ریچارد – تئوری سازمان و طراحی ساختار – ترجمه علی پارسائیان و سیدمحمد اعرابی – شرکت چاپ و نشر بازرگانی وابسته به موسسه مطالعات و پژوهشهای بازرگانی.
الوانی، سیدمهدی؛ زاهدی، شمس السادات؛ فقیهی، ابوالحسن – فرهنگ جامع مدیریت – انتشارات دانشگاه علامه طباطبایی.
بنیسون، مالکلم؛ کیسون، جاناتان – برنامه ریزی نیـروی انسانی – ترجمه علیرضا جباری – نشر افکار
رضائیان، علی – تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم-سمت.
زاهدی، شمس السادات – تجزیه تحلیل و طراحی سیستم ها – مبانی سیستم های اطلاعاتی مدیریت – انتشارات‏دانشگاه‏علامه‏طباطبایی.
سعادت، اسفندیار – مدیریت منابع انسانی – سمت.
شیمون ال دولان و رندال اس.شولر – مدیریت امور کارکنان و منابع انسانی – ترجمه محمدعلی طوسی و محمد صائبی – مرکز آموزش مدیریت دولتی.
لاودن، کنت سی و لاودن جین پریس – نظامهای اطلاعات مدیریت – ترجمه عبدالرضا رضایی نژاد – موسسه خدمات فرهنگی رسا.
صائبی، محمد – جزوه درسی برنامه ریزی استراتژیک نیروی انسانی – مرکز آموزش مدیریت دولتی.
کهن، گوئل – استراتژی تکنولوژی اطلاعاتی و توسعه ملی – فصلنامه مدیریت دولتی شماره ۳۸ – ۱۳۷۶.۱۳ – ممی زاده، جعفر – سیستم های اطلاعات مدیریت – فصلنامه مدیریت دولتی شماره ۲۴ – ۱۳۷۳۱۴ – میرسپاسی، ناصر – مدیریت منابع انسانی و روابط کار – انتشارات شروین}