طراحی مدل شایستگی(Competency modeling)، از جمله روش هایی است که برای انطباق پذیری و سازگاری سازمان های مدرن با تغییرات مدام و مستمر محیط کاری به وجود آمده است. اط طرفی اگر به بررسی سیستم‌های منابع انسانی سازمانها بپردازیم، مشخص می شود که در بیشتر مواقع بین زیر سیستم‌های مختلف آن از قبیل آموزش، ارزیابی عملکرد، جذب و… ارتباط و پیوستگی لازم وجود ندارد و همین امر به ناکارآمدی سیستم‌های منابع انسانی منتهی می شود. یکی از بهترین و مناسب‌ترین رویکردها برای نایل شدن به انسجام بین فرایندی، به کارگیری رویکرد شایستگی در مدیریت منابع انسانی است. در واقع مدلهای شایستگی می‌توانند به عنوان شیوه‌ای برای یکپارچه کردن اقدامهای مختلف منابع انسانی به کار روند. می توان گفت که در این رویکرد شایستگی، هسته مرکزی تمامی فعالیت‌های منابع انسانی سازمان قرار می گیرد.
در مورد تعریف شایستگی اتفاق نظر وجود ندارد، اما از تعاریف شایستگی، چنین به نظر می رسد که شایستگی همانند چتری است که هر چیزی را که به گونه‌ای مستقیم یا غیرمستقیم بر روی عملکرد شغلی تاثیر داشته باشد، در برمی گیرد. به عبارت دیگر، شایستگی تصویری از یک انسان رشد یافته را نشان می دهد که برای انجام یک شغل، آمادگی‌های کامل را از هر جهت داشته باشد. در حقیقت شایستگی نوعی نگرش سیستمی به کارکنان دارد که همه آن صفات، ویژگیها، مهارتها و نگرشها در ارتباط با اثربخشی در انجام وظایف و مسئولیت ها را شامل می شود.
برای تهیه مدل شایستگی، روش ها و الگوهای متنوعی ارائه شده است مثل مدل بلووم، مک کللند، هی گروپ و آنت. از هر کدام از این الگوها که استفاده کنید، رعایت ۶ نکته در شناسایی شایستگی های مشاغل ضروری است:
۱٫ به بستر سازمانی خود توجه کنید: هر سازمانی می تواند برخی شایستگی های مخصوص به خود داشته باشد که از فرهنگ، مشتریان، شرایط رقابتی و یا چرخه عمر آن نشات بگیرد. از طرفی تعریف شایستگی ها باید متناسب با سازمان شما نوشته شود و شواهد رفتاری آن مطابق شرایط سازمان باشد.
۲٫ شایستگی ها را به اهداف و استراتژی های سازمان پیوند بزنید: حتی برخی از ساطمان ها برای تهیه شایستگی های مشاغل از استراتژی و ماموریت های سازمان شروع می کنند. این کار باعث می شود که از اینکه شایستگی های استخراجی قابلیت تحقق استراتژی های ما را دارد، اطمینان حاصل کنیم. برای مثال اگر یکی از استراتژی های سازمان ما ایجاد تمایز است، شایستگی نوآوری در مشاغل کلیدی سازمان باید دیده شود.
۳٫ از بالا شروع کنید: در تجزیه و تحلیل شغل معمولا از کارکنان برای جمع آوری اطلاعات شغل استفاده می کنیم. اما برای استخراج شایستگی ها بهتر است از مدیران ارشد شروع کنیم. یکی از دلایل این کار کسب حمایت مدیران ارشد است و دلیل دیگر این است که ما استراتژی ها و ماموریت های سازمان را به درستی درک کرده باشیم. بعد از این می توانیم از کسانی که عملکرد خوبی در شغل مورد نظر داشته اند برای استخراج شایستگی ها استفاده کنیم.
۴٫ از روش شناسی قوی استفاده کنید: یکی از ضعف های تهیه مدل شایستگی در سال های گذشته این بوده است که از روش شناسی قوی برای شناسایی شایستگی های استفاده نشده است. مرور ادبیات نیز حاکی از آن است که بر خلاف تجزیه و تحلیل شغل، در زمینه روش شناسی تهیه مدل شایستگی کم کار شده است. تعریف دقیق شایستگی و شفافیت سازه، استفاده از روش های معتبر جمع آوری داده مثل مصاحبه های ساختاریافته، طوفان مغزی و گروه کانونی، رعایت قوائد آماری در نمونه گیری ها و چک کردن اعتبار مدل استخراجی، نباید از نظر غافل بماند.
۵٫ به نیازمندی های آینده شغل توجه کنید: مدل شایستگی برای زمان حال امیده طراحی می شود پس به آنده باید توجه کرد. بر خلاف تجزیه و تحلیل شغل که بر نیازمندی های جاری مشاغل توجه دارد، در استخراج شایستگی‌ها باید به نیازمندی های آینده شغل نیز توجه شود که البته اغلب مورد غفلت واقع می شوند. برای این کار باید در زمان جمع آوری داده برخی از سوالات خود را معطوف به آینده مطرح کنید یا حتی سناریوهایی از آینده داشته باشید.
۶٫ از روش تکمیلی دیگری استفاده کنید:برای اینکه از نتایج خود مطمئن شوید در کنار روش اصلی، روش تکمیلی دیگری استفاده کنید. برای مثال می توانید از مصاحبه‌های وقایع رفتاری که مک کللند آن را برای استخراج شایستگی ها معرفی کرده است، استفاده کنید. این کار باعث می شود تا نتایج معتبری را کسب کنید.
این شش نکته از best practice های طراحی مدل شایستگی استخراج شده است و رعایت آن ها منجر به اخذ نتایج معتبرتری خواهد شد.
برگرفته از مقاله : Doing competencies well: best practices in competency modeling, personnel psychology, 2011